Ai dipendenti/collaboratori
Ai soggetti interessati
Oggetto: Dlgs. 24/2023 - Segnalazione di illeciti (c.d. “Whistleblowing”) – Informazioni generali
In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
La ns. società ha adottato una procedura specifica per il trattamento delle segnalazioni in oggetto, in quanto sussistono le condizioni.
Chi segnala illeciti nell’ambito della società è definito comunemente “whistleblower”.
Con tale termine si fa riferimento non solo al dipendente o collaboratore dell’azienda ma anche ad altri soggetti (ad es. dipendente di un fornitore, azionisti, soci, etc.), che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione dell’azienda, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo.
La segnalazione (”whistleblowing”), nelle intenzioni del legislatore è manifestazione di senso civico attraverso cui il whistleblower contribuisce all’emersione ed alla prevenzione dei rischi e di situazioni pregiudizievoli per l’organizzazione a cui appartiene.
Le rivelazioni o denunce possono essere di varia natura: violazione di una legge o regolamento, minaccia di un interesse pubblico come in caso di corruzione e frode, gravi e specifiche situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica, etc...
La segnalazione pertanto, si pone come un rilevante strumento di prevenzione.
Nell’ambito della procedura predisposta la società ha definito:
- Il “canale” attraverso cui effettuare le segnalazioni (c.d. “canale interno”);
- I soggetti abilitati a gestire le segnalazioni e a definire il procedimento;
- Il procedimento a seguito della segnalazione;
- Le comunicazioni al segnalante;
- Le tutele per il segnalante e altri soggetti e misure di protezione;
- Le procedure e le informative in materia di privacy
Di seguito si forniscono alcune indicazioni utili.
Chi può effettuare le segnalazioni di illeciti
I lavoratori subordinati, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione che forniscono beni o servizi o che realizzano opere a favore della società, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, gli azionisti, i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Possono altresì segnalare le persone il cui rapporto di lavoro è terminato se la segnalazione riguarda episodi accaduti in corso di rapporto e i candidati in vista di un’assunzione che abbiano acquisito le informazioni sulle violazioni durante il processo di selezione o in altre fasi della trattativa precontrattuale.
Qual è l’oggetto delle segnalazioni
- Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- Illeciti riguardanti violazioni della normativa europea in materia di appalti pubblici, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; violazioni della normativa in materia di concorrenza e aiuti di Stato;
- Atti od omissioni che riguardano il mercato interno (ad es. concorrenza, aiuti di Stato).
Cosa non va segnalato
- Le segnalazioni devono riguardare fatti avvenuti nel “contesto lavorativo”. Con tale termine si intendono le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell'ambito dei rapporti di cui all'articolo 3, commi 3 o 4 del Dlgs. 24/2023 [dipendenti, collaboratori, soci, azionisti, tirocinanti, volontari, liberi professionisti, anche durante il periodo di prova e anche se il rapporto si è concluso], attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile. Non sono quindi comprese le segnalazioni che riguardino rapporti personali o familiari oppure altri rapporti che non abbiano attinenza al contesto lavorativo.
- La procedura non si applica, inoltre, alle contestazioni o segnalazioni che riguardano rapporti individuali di lavoro, o che riguardano i rapporti con propri superiori (art. 1 Dlgs. 24/2023). Pertanto, a puro titolo esemplificativo non riguarda le questioni concernenti l’operatività dei rapporti lavorativi, ad esempio mancati pagamenti, riconoscimenti di livello, organizzazione aziendale, orario, etc. (potranno invece riguardare comportamenti discriminatori o non rispettosi della parità di genere).
Il contenuto delle segnalazioni
Le segnalazioni devono essere per quanto possibile dettagliate e documentate, per dare modo al soggetto gestore delle stesse di avere le informazioni necessarie a procedere ad eventuali indagini.
Per esempio, la descrizione del fatto oggetto di segnalazione deve risultare chiara e completa, deve essere precisato il periodo di riferimento, deve essere identificabile l’autore/i dei fatti, devono essere allegati ove possibile eventuali documenti a supporto di quanto illustrato.
Le segnalazioni anonime
Le segnalazioni anonime verranno considerate alla stregua di segnalazioni ordinarie da trattare secondo i criteri stabiliti dalla presente procedura, per quanto applicabile, ma le segnalazioni devono risultare circostanziate e documentate.
Il canale “interno” per le segnalazioni
La segnalazione potrà essere effettuata utilizzando il canale interno appositamente predisposto attraverso la piattaforma Trusty Report.
In alternativa è prevista la seguente modalità: su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con la persona autorizzata alla gestione delle segnalazioni, fissato entro un termine ragionevole.
Soggetto gestore
La società ha incaricato alcuni soggetti, espressamente autorizzati, formati e tenuti alla riservatezza, per la gestione delle segnalazioni.
I gestori individuati per l’esame delle segnalazioni sono i seguenti: Consorzio Insieme per Crescere.
Procedimento a seguito della segnalazione
A fronte della segnalazione, entro sette giorni, verrà rilasciato al segnalante l’avviso di ricezione ed entro tre mesi verrà fornito riscontro sulla stessa ed in seguito comunicato l’esito finale dell’indagine.
Tutele per il segnalante e misure di protezione
L’identità del whisteblower viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa, ad eccezione dei casi in cui l’identità debba essere rilevata per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo, etc.).
Al seguente link è disponibile l’informativa privacy in relazione al trattamento legato al Whistleblowing.
Se la contestazione è fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante è indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione è utilizzabile solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della sua identità. In tal caso verrà richiesto ed acquisito il necessario consenso.
L’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione è tutelata fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante. Per il principio di minimizzazione i dati di persone non inerenti alla segnalazione verranno cancellati. Nei confronti del soggetto che effettua una segnalazione (ma anche di altri soggetti anche se non segnalati ad esempio i facilitatori persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi della segnalante) non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria.
- Divieto di atti ritorsivi, tra i quali rientrano, a titolo esemplificativo, il licenziamento, il demansionamento, il trasferimento di sede e ogni altra azione che comporti effetti negativi sui contratti di lavoro, nonché una serie di altre condotte “punitive”, come la richiesta di sottoposizione ad accertamenti medici o psichiatrici;
- Divieto di azioni discriminatorie dalle quali conseguono pregiudizi economici o finanziari, anche in termini di perdita reddituale o di opportunità.
Le misure di protezione non trovano applicazione quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali casi è irrogata anche una sanzione disciplinare.
La segnalazione esterna e la divulgazione pubblica
Per segnalazione esterna s’intende la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
Il segnalante può ricorrere al canale ANAC qualora si verifichi una delle seguenti condizioni:
- Non è prevista, nell'ambito del contesto lavorativo del segnalante, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal decreto legislativo n. 24 del 2023;
- Il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- Il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, essa non avrebbe efficace seguito ovvero potrebbe determinare il rischio di ritorsione; il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Divulgare le segnalazioni pubblicamente significa invece rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Il segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia del regime di protezione disciplinato dal Dlgs. n. 24 del 2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
- La persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla normativa e non è stato dato seguito né riscontro alla segnalazione nei termini di legge;
- La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Nota: va osservato che la segnalazione esterna e, soprattutto, quella pubblica vanno effettuate soltanto qualora vi siano specifiche condizioni documentate e provabili, in quanto possono coinvolgere l’immagine della società/ente, dovendosi altrimenti previlegiare il canale interno.
Ulteriori informazioni
Maggiori dettagli o informazioni sulla procedura e sulle segnalazioni in oggetto possono essere richiesti inviando una mail al seguente indirizzo privacy@qualitybiella.it.